Zusammenwachsen, was zusammengehört

Nur wenige hundert Meter Luftlinie vom Willy-Brandt-Platz in Heilbronn entfernt liegt das zentral gelegene Ingenieurbüro von Walter+Partner GbR. Es ist eines von vier zusammengehörenden Büros, die gemeinsam unter demselben Namen firmieren. Und weil die vier Standorte noch bis vor wenigen Jahren eher als unabhängige Einheiten am Markt agierten, lag der Wunsch nahe, dass getreu des Willy-Brandt-Zitats, „das zusammenwachsen solle, was zusammengehöre“.

Eine Einheit muss geformt werden

Die vier Standorte Tauberbischofsheim, Heilbronn, Adelsheim und Teuchern hatten bis dahin jeweils ihre eigenen Projekte bearbeitet und im bisherigen Projektcontrolling geführt. Dabei wurden auch fast alle Daten lokal gehalten, was eine zentrale Bearbeitung an einem Projekt nicht möglich machte. Auch die technische Infrastruktur war nicht darauf ausgelegt, die jeweiligen Standorte miteinander zu verknüpfen. Die eingesetzte Software konnte mehrere Niederlassungen nicht auf einer Datenbasis abbilden. Einzig die kaufmännische Verwaltung war zentral geführt und musste regelmäßig die einzelnen Daten aus den Büros abfragen und diese in einer separaten Excel-Liste zusammenführen. Mangelhafte Transparenz und fehlenden Aktualität der Daten sowie die hohe Zeit und Kostenaufwendungen führten zu der Entscheidung: Es musste sich etwas ändern.

Wenn der Schuh drückt, muss man ihn wechseln

Der Anforderungen an die neue Unternehmenssoftware war schnell aus den Erfordernissen abgeleitet: Ein durchgängiges Projektcontrolling und ein zentraler Zugriff auf alle Projektdokumente. Diese Notwendigkeit hat sich durch die isolierte Standortbetrachtung der Niederlassungen in der Projektbearbeitung ergeben, die immer wieder zu Informations- und Wissensverlusten geführt hatte. Die beste Lösung war am Ende wiko – hierbei war die moderne, browserbasierte Technologie ein starkes Argument für die Software.

Ziele verfolgen und umsetzen – mit wiko TRIM

Die Implementierung der neuen Software im laufenden Betrieb wurde innerhalb kürzester Zeit vollzogen. Alle alten Prozesse wurden gemeinsam mit einem wiko Berater hinterfragt. Die Fragestellung war vielschichtig: Wie schaffen wir es, die Standorte mit durchgehenden Prozessen miteinander zu verbinden? Wie muss der Projektaufbau aussehen? Wie gelingt die Etablierung eines unternehmensweiten Projektcontrollings? Nachdem diese Fragen beantwortet und damit ein schlüssiges Konzept definiert waren, wurde wiko nach dem systematischen TRIM-Verfahren schrittweise eingeführt. Hier wird in 12 Phasen ein klar definiertes Vorgehen beschrieben, das die reibungslose und klar strukturierte Einführung von wiko regelt – vom Projektmanagement in der Startphase, bis hin zum Go-Live. In der Schulung der Key-User machten sich die Mitarbeiter von Walter+Partner schnell mit wiko vertraut und erledigten bereits alle Aufgaben in der ersten produktiven Phase. Diese methodische Heranführung an wiko wurde kontinuierlich durch Berater der wiko Software begleitet und unterstützt.

Mitarbeiter werden mit an Bord geholt

In der Folge wurde mit allen Projektleitern (rund zwanzig Personen) in Tauberbischofsheim eine interne Schulung für das Projektcontrolling durchgeführt. Projekte wurden live gezeigt, inklusive der hinterlegten Verträge, der zur Verfügung stehenden Honorare, der aufgelaufenen Kosten und des bislang erreichten Leistungsstands. Der gemeinsame Blick in den neuen „Maschinenraum“ von Walter+Partner zeigte die Möglichkeiten zur eigenständigen Projektführung in den neuerdings digital vernetzten Strukturen auf. Am Ende der Software-Implementierung zeigte sich, dass deren positiver Verlauf maßgeblich von der strategisch umsichtigen Vorbereitung auf Unternehmensseite und dem flexiblen und schnellen wiko-Support beeinflusst wurde.

Angekommen in der neuen digitalen Effizienz

Die gesteckten Ziele wurden erreicht. Der Arbeitsalltag gestaltet sich seither deutlich effizienter. Ramona Schuch, Assistenz der Geschäftsleitung in Heilbronn, berichtet zum Beispiel: „Ich schreibe jetzt Rechnungen per Knopfdruck – für mich läuft alles sehr viel einfacher.“ Und Peter Spitznagel ergänzt: „Das Controlling ist mit der Einführung von wiko deutlich einfacher zu handhaben, das ist kein Vergleich zu vorher. In der Einführungsphase habe ich mir Gedanken gemacht: Was wird das wohl geben? Aber dann habe ich überrascht festgestellt, dass doch alles problemlos ablief.“ Über einen ständigen Austausch untereinander und gezielte Schulungen wird das Zusammenwachsen der Standorte auch weiterhin kontinuierlich gefördert. Der dringend notwendige Digitalisierungsprozess wurde angestoßen und wird nun sukzessive weitergeführt. wiko steht als Leitsystem im Zentrum, und alle weiteren strategischen Entscheidungen werden um wiko herum getroffen.

Im Zentrum steht wiko

Am Anfang stand der Wunsch, auf einer einzigen Datenbasis zu arbeiten und in den Prozessen keine Medienbrüche zu erzeugen. Das wurde und wird genauso eins zu eins umgesetzt. Integrierte und auf wiko abgestimmte Module wurden in allen weiteren Entscheidungen und neu hinzuwachsenden Aufgabenstellungen etwaigen Insellösungen vorgezogen, da man die Vorzüge einer durchgängigen Lösung früh erkannt hatte. Eine doppelte oder multiple Datenhaltung gehört der Vergangenheit an. Alle Niederlassung arbeiten jetzt auch standortübergreifend an Projekten. Alle kaufmännischen Prozesse lassen sich seit der Umstellung auf wiko sicher und schnell beherrschen.

Mit wiko für die Zukunft gerüstet

Das Selbstbewusstsein bei Walter+Partner ist mittlerweile um einen wichtigen Faktor gewachsen, nicht nur in der Vergangenheit gute Arbeit für die Kunden geleistet zu haben, sondern nun auch für die Zukunft bestens aufgestellt zu sein. wiko hat die Steuerung des gesamten Unternehmens mit all seinen Niederlassungen spürbar vereinfacht. „Für mich ist das aus der Führungsverantwortung ein großer Schritt nach vorne, dass ich auf Knopfdruck den Überblick über das gesamte Unternehmen habe“, so Peter Spitznagel, „Das war vorher in der Art und Weise einfach nicht möglich. Und dieser Schritt nach vorn wirkt sich auf unsere Wirtschaftlichkeit aus.“ Spitznagel resümiert auch: „Heute kann man besondere Leistungen sehr genau buchen und zeitnah und einfach abrechnen – egal wo der Mitarbeiter sitzt. Die Entscheidung pro wiko war die richtige.“ Jetzt ist den Wünschen entsprechend zusammengewachsen, was zusammengehört.