RKW+: Planungs- und Baubranche effektiv unterstützt

Das Büro RKW Architektur + stand im Jahr 2014 vor der großen Herausforderung, mit der bestehenden ERP-Software eine Migration auf eine völlig neue Technologie vornehmen zu müssen, weil die Versionssprünge dieser Lösung in den letzten Jahren immer größer wurden. „Das war zwangsläufig mit hohen Kosten verbunden, die fast einer Neuanschaffung entsprachen“, sagt Diplom-Kauf- mann Dietmar Liebig, geschäftsführender Gesellschafter von RKW Architektur+. Hinzu kam (fast) gleichzeitig, dass durch die Rechtsprechung auch eine neue Bilanzierung bezüglich der Gewinnrealisierung bei Abschlagszahlungen erforderlich wurde.

„Dies hatte natürlich erheblichen Einfluss bei unserer Entscheidung für eine neue Software-Lösung, die diese Rechtsprechung auch in den Funktionen abbilden sollte“, so Liebig.

Ein dritter Punkt war, dass die bestehende Lösung nicht die notwendige Akzeptanz in den Projektteams gefunden hatte, „weil sie einfach zu kompliziert und zu komplex war“, so Liebig. Diese drei Punkte zusammen haben dazu geführt, dass sich das Düsseldorfer Planungsbüro nach Alternativen umschauen musste. Aufgrund guter Erfahrungen mit dem Hersteller wiko Software suchte man 2016 erneut den Kontakt zu den IT-Experten.

Projektcontrolling und Finanzbuchhaltung

Damit verband sich unmittelbar auch die Thematik, nicht nur ein neues Projektcontrolling einzuführen, sondern auch eine neue Finanzbuchhaltung. „Obgleich jedes Unternehmen bestimmt gewisse individuelle Ausprägungsbedürfnisse hat, haben wir mit der Entscheidung für wiko verbunden, dass wir unser tägliches Business nicht weiter erklären müssen und alle Beteiligten dieselbe Sprache sprechen.“ Dazu komme die zeitgemäße webbasierte Softwarearchitektur. „Wir konnten also gänzlich auf die zeitraubenden und umständlichen Client-Installationen verzichten und können heute die Mitarbeiter an allen RKW-Standorten – und auch die Kollegen unterwegs – in das System einbinden. Die Lösung hat sich auch im internationalen Einsatz bestens bewährt und erfüllt zudem die aktuellen ergonomischen Standards wie etwa die Barrierefreiheit“, so Liebig.

Genau in der Findungsphase von RKW Architektur+ führte wiko Gespräche mit Diamant-Software, einem IT-Spezialisten für Rechnungswesensoftware. Das Ziel dieser Unterredungen war eine Kooperation zwischen den IT-Unternehmen. Im Jahr 2016 wurde diese Kooperation beschlossen und damit auch die Frage des Datenaustausches zwischen den beiden Systemen geklärt. „Das war ein sehr entscheidender Punkt für uns damals – auch im Hinblick darauf, dass wir auf die offenen Fragen aus dem BFH-Urteil auch eine passende Antwort haben müssen und der Datenaustausch zwischen Finanzbuchhaltung und Projektcontrolling auf Projekt- und Leistungsphasenebene sichergestellt war“, beschreibt Liebig die Situation, bevor das BFH-Urteil gekippt wurde.

Unabhängig davon stand bei der Datenübernahme die Frage im Raum, ob die Vielzahl bestehender Projekte in das neue System übernommen werden kann. Dies wurde von wiko positiv beantwortet. Die ersten konkreten Schritte hin zur neuen Projektcontrolling-Lösung inklusive Diamant-Finanzbuchhaltung wurden dann im Juli 2016  gemacht. Nach den Workshops wurde schließlich im Oktober 2016 mit der Implementierung begonnen. „Im Januar 2017 sind wir mit wiko und Diamant live gegangen, nachdem zum Jahreswechsel im laufenden Betrieb die Datenübernahme aus dem Alt-System in das neue Projektcontrolling erfolgreich über die Bühne ging“, so Dietmar Liebig. Dazu kam noch der ebenso erfolgreiche Schritt des Datenaustauschs, der Datenübernahme und der damit verbundene Schnittstellenthematik zwischen wiko und Diamant. „Quasi wie ein Prototyp haben wir als Pilotkunde die Thematik ‚Einführung einer neuen Software mit wiko und Diamant einschließlich der Datenübernahme und Datenaustauschs zwischen den neuen Systemen mit Erfolg gestemmt“, fasst Liebig zusammen. 

Verknüpfung der Programme

In wiko werden heute die Zeiten erfasst und die Projekte angelegt. Das beinhaltet auch die Mitarbeitereinsatzplanung, also die Auslastungsplanung, die Pflege der Leistungsstände sowie die Erfassung der Umsatzprognose. Die Verbindung zwischen der Diamant-FiBu und wiko besteht in den Stammdaten und im Austausch zwischen Bewegungsdaten hinsichtlich Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung sowie Eingangs- und Ausgangszahlungen.
„Das sind die Hauptinformationen, die zwischen beiden Systemen hin- und hergehen. Der Leistungsstand eines Projektes auf Leistungsphase oder auf Stufenebene berührt die Buchhaltung nicht. Das ist mehr eine Frage der Ermittlung der unfertigen Leistungen, die handelsrechtlich auch zu bewerten sind“, berichtet Liebig weiter. Geschäftsführung und die Projektverantwortlichen bei RKW Architektur+ sehen also genau, wo ein Projekt steht, wie es budgetiert ist und wo die Schwachstellen liegen.

Über DPMS lassen sich Eingangs- und Ausgangsrechnungen elektronisch archivieren und ablegen. Zudem ermöglicht das browserbasierte Dokumenten- und Prozessmanagement über Zugriffsrechte allen Mitarbeitern immer und überall Zugriff auf die Dokumente. Die Ablage von Rechnungen, Planunterlagen, E-Mails, Fotos und Berichten sowie das Erstellen von Serienbriefen, Protokollen oder Berichten mittels Vorlagen sind nur ein Teil der Möglichkeiten des DPMS.